URSSAF kontrolü: ne istenir, nasıl hazırlanılır

URSSAF kontrolü nedir

URSSAF, beyanlarınız üzerinden prim toplar; kontrol de bu beyanların doğruluğunu sınar. Fransızca adı « contrôle comptable d'assiette »tir: primin hesaplandığı tabanın (« assiette »), yani beyan ettiğiniz cironun ya da ödediğiniz maaşların doğru olup olmadığına bakılır.

Kontrolü URSSAF'ın yetkili bir görevlisi yapar (« inspecteur » ya da « contrôleur du recouvrement »). Kontrol geçmiş birkaç yılı kapsayabilir; hangi dönemin incelendiği size gelen yazıda belirtilir. Kontrol seçilmek, bir hata yaptığınız anlamına gelmez.

İki şekil: belgeler üzerinden ya da yerinde

Küçük işletmelerde ve mikro girişimcilerde kontrol çoğu zaman belgeler üzerinden, uzaktan yapılır (« contrôle sur pièces »): istenen belgeleri gönderirsiniz, görevli bunları kendi ofisinde inceler.

Daha büyük işletmelerde ya da gerekli görüldüğünde görevli işyerine gelir (« contrôle sur place »). Hangisinin uygulanacağını ve tarihini size gelen bildirim söyler.

Önceden gelen bildirim: avis de contrôle

Kural olarak kontrol habersiz başlamaz: önce bir kontrol bildirimi (« avis de contrôle ») gelir. Bu yazıda kontrolün tarihi ya da belgelerin teslim tarihi, istenen belgelerin listesi ve haklarınızı anlatan « charte du cotisant contrôlé » belgesine nasıl ulaşacağınız yer alır.

Bildirimi aldığınız gün son tarihi bir yere yazın ve istenen belgeleri tek tek bulun: eksik bir belgeyi son gün değil, ilk gün fark etmek istersiniz.

⚠️ Kayıt dışı çalışma (« travail dissimulé ») şüphesiyle yapılan kontroller bu kurala tabi değildir ve habersiz olabilir. Bu rehber olağan kontrolü anlatır.

Genellikle istenen belgeler

Liste her dosyada farklıdır; kesin olanı bildiriminizde yazar. Sık istenenler şunlardır:

• ✓Mikro girişimci için gelir defteri (« livre des recettes ») ve mal satıyorsanız alış defteri (« registre des achats »).
• ✓Kestiğiniz faturalar ve teklifler, numara sırasıyla.
• ✓Banka hesap ekstreleri (« relevés bancaires »): profesyonel hesabınız ve gerekirse işte kullandığınız diğer hesaplar.
• ✓Önemli müşteri ya da taşeron sözleşmeleri.
• ✓Çalışanınız varsa: iş sözleşmeleri, bordrolar, DSN beyanları ve maaşı yeniden hesaplamaya yarayan her belge.

Görevli, beyan ettiğiniz ciro ile defterinizi, defterinizle de bankanıza giren parayı karşılaştırır. Açıklanamayan bir para girişi, en çok soru sorulan kalemdir.

Kontrolün sonu: lettre d'observations

İnceleme bitince size yazılı bir sonuç gönderilir: « lettre d'observations ». Bu yazıda incelenen dönem, bakılan belgeler ve tespitler, varsa hesaplanan fark yer alır. Hiçbir sorun bulunmadıysa da bunu yazılı olarak öğrenirsiniz.

Bu yazıya cevap verme hakkınız vardır: itiraz edebilir, açıklama yapabilir ya da eksik kalmış belgeleri gönderebilirsiniz. Cevap süresi yazının içinde belirtilir; bu süre içinde ek süre isteme imkânı da orada anlatılır. Cevabınız yazılı olmalı ve süresinde ulaşmalıdır.

URSSAF cevabınızı inceledikten sonra son kararını bildirir. Bu karara da itiraz yolu vardır; ilk adım genellikle URSSAF'ın uzlaşma komisyonudur (« commission de recours amiable »), süresi size gelen yazıda yazar.

⚠️ Süreyi kaçırmayın. Cevap vermemek, tespitleri kabul etmiş gibi sürecin ilerlemesine yol açabilir.

Olası sonuçlar

Kontrolün sonu üç şekilde olabilir: hiçbir tespit olmaz; ileride dikkat etmeniz istenen gözlemler yapılır (« observations pour l'avenir »); ya da eksik ödenmiş primler için düzeltme (« redressement ») istenir. Düzeltmeye gecikme zammı (« majorations de retard ») eklenebilir.

Tutarlar ve oranlar her dosyaya göre değişir; bu rehber bir rakam vermez. Hangi tutarın neden istendiği lettre d’observations ve ardından gelen yazılarda yazar.

Haklarınız

Kontrol edilen kişinin hakları « charte du cotisant contrôlé » adlı belgede yazılıdır ve URSSAF bu belgeye uymakla yükümlüdür. Bildirim size bu belgeye nasıl ulaşacağınızı söyler; okumaya değer.

• ✓Kontrolden önce bilgilendirilme (olağan kontrolde).
• ✓Özellikle gözlem mektubuna (lettre d’observations) cevap verirken, seçtiğiniz bir danışmandan yardım alma (« conseil de son choix »): muhasebeci ya da avukat.
• ✓Tespitleri yazılı olarak öğrenme ve süresi içinde yazılı cevap verme.
• ✓Son karara karşı itiraz yollarını kullanma.

Fransızca bir yazıyı yanlış anlamak burada pahalıya mal olur. Emin olmadığınız her cümleyi bir muhasebeciye ya da avukata gösterin; bu rehber hukuki danışmanlık değildir.

Kontrol gelmeden hazırlanmak

Kontrolün en iyi hazırlığı, kontrol haberinden önce yapılır. Sonradan düzenlenen kayıtlar inandırıcı değildir; baştan düzenli tutulan kayıtlar kendini anlatır.

• ✓Faturalarınız boşluksuz, sıralı numaralı olsun ve hiçbirini silmeyin; yanlış faturayı iptal faturasıyla (« avoir ») düzeltin.
• ✓Gelir defteriniz bankanıza giren parayla tutsun: defterde her tahsilat, bankada da karşılığı.
• ✓İş için ayrı bir banka hesabı kullanın ve özel harcamaları oraya karıştırmayın.
• ✓Nakit tahsilatları da deftere yazın; bankaya yatırdığınızda hangi günlerin parası olduğu belli olsun.
• ✓Belgeleri yasal saklama süresince saklayın; fatura ve defterlerin kopyası tek bir yerde dursun.

Faturea bu hazırlıkta neye yarar

Faturea'da faturalar gönderildiği anda boşluksuz sırayla numara alır ve kesilmiş bir fatura silinemez; düzeltme avoir ile yapılır. Böylece numara serinizde açıklanması gereken bir boşluk oluşmaz.

Mikro girişimciyseniz gelir defteri, kayıtlı tahsilatlarınızdan — fatura ödemeleri, kaporalar, kasa günleri — kendiliğinden oluşur ve CSV olarak indirilebilir. Banka ekstrenizi yükleyip hareketleri belgelerle eşleştirdiğinizde, defter ile banka arasındaki farkı kontrolden önce görürsünüz.

Bir muhasebeciyle çalışıyorsanız, aylık muhasebeci dosyası satış, alış ve işaretlenmiş banka ekstresini her ay bir arada tutar ve gönderilen dönemler saklanır. Faturea kontrolün sonucunu değiştirmez ve URSSAF'la sizin yerinize yazışmaz: belgelerinizi düzenli ve bulunur tutar, cevabı siz ya da danışmanınız verirsiniz.